Kann KI meine Kontoauszüge abgleichen?
Kurze Antwort
Ja, das Abgleichen von Kontoauszügen gehört zu den Aufgaben, die eine KI gut übernimmt. Sie ordnet Zahlungen den offenen Rechnungen zu, erkennt wiederkehrende Posten und sammelt, was sie nicht erklären kann. Voraussetzung ist, dass Kontoauszüge und offene Posten im selben Hauptbuch liegen.
Wie funktioniert der Abgleich mit KI?
Beim Abgleich wird jede Zeile des Kontoauszugs einer Buchung zugeordnet. Eine KI geht dabei ähnlich vor wie eine Buchhalterin:
- Sie liest Betrag, Datum, Gegenseite und Verwendungszweck.
- Sie sucht eine passende offene Rechnung, auf der Kundenseite wie bei Lieferanten.
- Sie erkennt wiederkehrende Posten wie Miete, Versicherung oder Software-Abos.
- Sie bucht Bankgebühren und Zinsen auf die richtigen Konten.
- Was sie nicht sicher zuordnen kann, legt sie auf eine Liste mit offenen Fragen.
Gerade Schritt 5 ist wichtig. Eine gute KI rät nicht, sondern fragt nach.
Je mehr Rechnungen und Regeln im Hauptbuch hinterlegt sind, desto mehr Zeilen kann die KI allein zuordnen.
Wo braucht die KI Ihre Hilfe?
Schwierig sind Sammelzahlungen für mehrere Rechnungen, Teilzahlungen, Zahlungen ohne klaren Verwendungszweck und private Ausgaben vom Geschäftskonto. Hier reicht oft ein kurzer Satz von Ihnen, und die KI bucht den Rest. Hilfreich ist es, wenn Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck angeben.
Zeitnah zu buchen lohnt sich. Das BMF-Schreiben zu den GoBD nennt die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen unbedenklich. Je regelmäßiger abgeglichen wird, desto weniger Fragen sammeln sich an.
Wie kommen die Kontoauszüge zur KI?
Die meisten Banken bieten ihre Kontoauszüge als Datei zum Herunterladen an. Diese Datei braucht die KI im Hauptbuch, zusammen mit den offenen Rechnungen.
In Octobooks laden Sie oder Ihre KI Kontoauszugsdateien hoch. Bankzeilen, die noch nicht erklärt sind, landen auf einer Arbeitsliste. Ein eigenes Werkzeug ordnet Zahlungen den Rechnungen zu. Kein Werkzeug bewegt dabei Geld: Der Abgleich bucht, er überweist nicht.
Was bringt der Abgleich für den Rest der Buchhaltung?
Der Bankabgleich ist die Grundlage für fast alles andere. Erst wenn alle Bankzeilen erklärt sind, stimmen die offenen Posten, und erst dann lohnt sich eine Zahlungserinnerung. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung und der Monatsabschluss bauen darauf auf.
Dazu kommt ein schneller Überblick über die Liquidität. Wer weiß, welche Zahlungen eingegangen und welche Rechnungen noch offen sind, kann besser planen. In Octobooks zeigt das Cockpit Kontostand, Forderungen, Verbindlichkeiten und die fällige Umsatzsteuer auf einen Blick.
Wer bestätigt die Zuordnung?
Das legen Sie fest. Für wiederkehrende Fälle eignet sich eine Regel, die Sie einmal genehmigen, etwa für die monatliche Miete. In Octobooks stellen Sie pro Firma ein, wer Buchungen freigibt, und über eine Vertrauensleiter darf die KI mit der Zeit mehr allein, mit einer wöchentlichen Stichprobe.
Kontoauszüge sind Teil Ihrer Unterlagen. In Deutschland gelten nach § 147 AO Fristen von acht Jahren für Buchungsbelege und zehn Jahren für Bücher, in Österreich nach § 132 BAO sieben Jahre.
Weitere Fragen
- Kann KI meine Belege und Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach holen?
- Kann KI offene Rechnungen nachverfolgen?
- Kann KI den Monatsabschluss machen?