Kann KI meine Belege und Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach holen?
Kurze Antwort
Ja, wenn Ihre KI Zugriff auf Ihr Postfach hat und mit Ihrer Buchhaltung verbunden ist. Sie findet Rechnungen in E-Mails, liest Betrag, Datum und Lieferant aus und legt den Beleg im Hauptbuch ab. Wichtig ist, dass der Beleg dort vollständig und unverändert aufbewahrt wird.
Wie läuft das ab?
Viele Lieferanten schicken Rechnungen nur noch per E-Mail. Sie aus dem Postfach zu holen, kostet Zeit und wird gern verschoben.
Dafür braucht Ihre KI zwei Verbindungen: eine zum Postfach und eine zur Buchhaltung. Für Claude gibt es E-Mail-Connectors, das Plugin von Anthropic für kleine Unternehmen sieht etwa Gmail vor. Der Ablauf sieht dann so aus:
- Die KI durchsucht das Postfach nach Rechnungen und Quittungen.
- Sie liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz aus.
- Sie lädt den Beleg ins Hauptbuch hoch und schlägt die Buchung vor oder bucht, je nach Ihren Einstellungen.
- Sie ordnet ihn der passenden Bankzeile zu.
Was ändert die E-Rechnung?
In Deutschland ist eine E-Rechnung nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm nach der Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Nach den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG dürfen Papier und andere Formate noch für Umsätze bis Ende 2026 verwendet werden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Für die KI ist die E-Rechnung ein Vorteil: Die Daten müssen nicht aus einem Bild gelesen werden. Octobooks prüft Rechnungen gegen die europäische Norm EN 16931.
Was gilt für die Aufbewahrung?
Ein Beleg im Postfach ist noch nicht ordentlich abgelegt. In Deutschland sind Buchungsbelege nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher zehn Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre. In Österreich gilt nach § 132 BAO eine Frist von sieben Jahren. Der Beleg sollte daher im Hauptbuch liegen, verknüpft mit der Buchung.
In Octobooks laden Sie oder Ihre KI Belege und Rechnungen hoch, und eine Prüfung zeigt, wo ein Beleg fehlt. Das Postfach selbst liest Ihre KI über ihren eigenen Connector.
Wo liegen die Grenzen?
Im Postfach liegen auch private und vertrauliche Nachrichten. Legen Sie fest, welche Ordner die KI durchsuchen darf. Was Ihre KI liest, verarbeitet Ihr KI-Anbieter. Der Octobooks-Connector selbst verschickt keine E-Mails.
Auch Anhänge können Texte enthalten, die wie Anweisungen klingen. Die KI sollte sie als Inhalt eines Belegs lesen, nicht als Auftrag.
Wie fange ich an?
Ein schrittweiser Start funktioniert gut:
- Legen Sie einen eigenen Ordner oder eine eigene Adresse für Rechnungen an. Das trennt Belege von anderer Post.
- Lassen Sie die KI zunächst einen vergangenen Monat durchgehen und vergleichen Sie das Ergebnis mit Ihren Unterlagen.
- Prüfen Sie, welche Lieferanten nur Links statt Anhängen schicken. Diese Belege müssen oft im Kundenkonto beim Lieferanten geholt werden.
- Lassen Sie die KI danach regelmäßig arbeiten, etwa wöchentlich.
So sehen Sie früh, wo die KI zuverlässig ist und wo sie Hilfe braucht.
Weitere Fragen
- Was braucht eine KI, um die Bücher richtig zu führen?
- Kann KI meine Kontoauszüge abgleichen?
- Kann KI den Monatsabschluss machen?