Kann KI den Monatsabschluss machen?
Kurze Antwort
Ja, den größten Teil. Eine KI kann offene Bankposten klären, fehlende Belege suchen, Abgrenzungen und Abschreibungen vorschlagen und die Zahlen für die Voranmeldung vorbereiten. Wer den Abschluss freigibt, legen Sie fest.
Ist ein Monatsabschluss Pflicht?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Monatsabschluss gibt es für kleine Unternehmen nicht. Trotzdem gibt es gute Gründe für einen festen Rhythmus.
- Wer die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgibt, braucht nach § 18 UStG bis zum zehnten Tag des Folgemonats vollständige Zahlen. In Österreich ist die UVA nach Angaben der WKO bei einem Vorjahresumsatz über 100.000 Euro monatlich fällig.
- Das BMF-Schreiben zu den GoBD verlangt zeitgerechte Buchungen. Eine Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen gilt als unbedenklich. Periodenweises Buchen ist unter Bedingungen zulässig.
- Monatliche Zahlen zeigen früh, ob Liquidität und Ergebnis stimmen.
Was gehört zum Monatsabschluss?
Ein typischer Monatsabschluss in einem kleinen Unternehmen umfasst diese Schritte:
- Alle Bankzeilen des Monats sind gebucht und erklärt.
- Zu jeder Buchung liegt ein Beleg vor.
- Ausgangsrechnungen sind vollständig, offene Posten geprüft.
- Abgrenzungen und Abschreibungen sind gebucht.
- Die Umsatzsteuer des Zeitraums ist abgestimmt.
- Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz sind mit dem Vormonat und dem Vorjahr verglichen.
Nicht jeder Punkt passt zu jedem Unternehmen. Ein Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung braucht etwa keine Bilanz, wohl aber den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Umsatzsteuer.
Was übernimmt die KI?
Eine KI arbeitet diese Liste Punkt für Punkt ab und sammelt, was sie nicht allein klären kann. Octobooks ist ein Beispiel dafür. Es hat eine Checkliste für den Monatsabschluss, eine Prüfung auf fehlende Belege und Arbeitslisten für unerklärte Bankzeilen. Die KI schlägt Abgrenzungen und Abschreibungen vor und zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung mit Vorperiode und Vorjahr.
Die fertige Seite für den Monatsabschluss erscheint in Claude neben dem Chat. Pro Firma legen Sie fest, wer Buchungen freigibt, und jede Buchung steht im Prüfpfad.
Und der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss ist eine andere Aufgabe. GmbH und UG stellen ihn nach § 264 HGB grundsätzlich in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres auf, kleine Gesellschaften unter Bedingungen bis zu sechs Monaten. Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben beim Steuerberater. Saubere Monatsabschlüsse machen ihm die Arbeit leichter.
Die Monatszahlen ersetzen den Jahresabschluss nicht, sind aber eine gute Grundlage dafür.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Viele legen den Monatsabschluss in die ersten Tage des Folgemonats. Wer monatlich die Voranmeldung abgibt, hat in Deutschland bis zum zehnten Tag Zeit, in Österreich bis zum 15. des zweitfolgenden Monats. Je mehr schon unter dem Monat gebucht ist, desto kürzer wird der Abschluss.
Eine KI kann dafür laufend arbeiten: Belege an dem Tag erfassen, an dem sie kommen, und Bankzeilen zuordnen, sobald der Kontoauszug da ist. Am Monatsende bleiben dann nur die Punkte, die eine Entscheidung brauchen, etwa eine Abgrenzung oder ein unklarer Posten. Diese Punkte sammelt die KI und legt sie Ihnen gesammelt vor.
Weitere Fragen
- Kann KI meine Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten?
- Kann KI meine Kontoauszüge abgleichen?
- Brauche ich noch einen Steuerberater, wenn KI meine Bücher führt?