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Datenschutz und deine KI

Octobooks erfüllt die DSGVO und die UK GDPR, und deine Bücher liegen in Deutschland. Du entscheidest, was deine eigene KI sehen darf.

Was deine KI sehen darf

In den Einstellungen unter Ihre KI wählst du eine von drei Stufen. Sie gilt für jedes Werkzeug des Connectors und für die REST-API:

• Standard (die Voreinstellung): abgedeckt durch Verträge zum Datenschutz. Deine KI sieht die Bücher wie du. Unsere Verträge und die deines KI-Anbieters regeln, wie deine Daten genutzt werden.
• Vorsichtig: Namen verdeckt, bevor die KI sie sieht. Mitarbeiter, Privatkunden, Ansprechpartner und Lieferanten, die Personen sind, erscheinen unter Pseudonymen wie Customer-K7Q2M; ihre E-Mails, Anschriften, Telefonnummern, Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen fehlen. Nutzt deine KI ein Pseudonym, setzt Octobooks auf seinem eigenen Server den echten Namen wieder ein, sodass sie für diese Person weiter buchen, Rechnungen schreiben und antworten kann.
• Privat: keine personenbezogenen Daten gehen an die KI. Deine KI arbeitet mit Zahlen, Konten und Firmenlieferanten; statt Namen von Personen und ihren Angaben steht "(left out)". Alles mit dem Namen einer Person erledigst du in der Web-App.

Bei Vorsichtig und Privat bleiben Dateien und Exporte (PDFs, Excel-Dateien, die vollständige Sicherung) in der Web-App: eine Datei lässt sich nicht verdecken. In der Web-App siehst du weiter alles.

Unter der Stufe kannst du bei Je Art von Daten zusätzlich Bankzeilen, Lohn, Kontakte oder Belege für deine KI schließen (Jedes Mal fragen oder Nie).

So änderst du es

1. Melde dich auf app.octobooks.ai an.
2. Öffne Einstellungen und geh zu Ihre KI, KI-Datenschutz.
3. Wähle Standard, Vorsichtig oder Privat.
4. Drück Speichern. Deine KI hält sich ab ihrem nächsten Aufruf daran.

Nur der Inhaber des Kontos ändert diese Einstellung.

Lohndaten

Standard: deine KI liest die Lohndaten wie den Rest der Bücher. Vorsichtig: deine Mitarbeiter erscheinen unter Pseudonymen, Sozialversicherungsnummern und Bankverbindungen fehlen; die Zahlen bleiben. Privat: die Lohndaten sind für deine KI geschlossen, die Lohnabrechnung machst du in der Web-App.

Was dein KI-Anbieter bekommt

Octobooks selbst schickt deine Bücher an keinen KI-Anbieter. Was deine eigene KI liest, geht an ihren Anbieter, nach deiner Vereinbarung mit ihm; für alles, was sie sieht, gelten seine Bedingungen. Wir nutzen deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen, und wir verkaufen sie nicht.

Aufbewahren und löschen

Das Steuerrecht schreibt vor, wie lange du deine Buchhaltungsunterlagen aufbewahrst:

• Britische Kapitalgesellschaften: 6 Jahre ab dem Ende des letzten Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen (GOV.UK).
• Deutschland: 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege, 6 Jahre für sonstige steuerliche Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO).
• Österreich: 7 Jahre für Bücher, Aufzeichnungen und Belege (§ 132 Abs. 1 BAO).

Solange dein Konto offen ist, bleiben deine Bücher. Bevor du gehst, lädst du alles herunter, in einem Archiv, und bewahrst es für diese Jahre selbst auf. Nach dem Schließen des Kontos bleiben die Bücher 90 Tage für den Export, dann werden sie gelöscht; Backups laufen innerhalb weiterer 12 Monate aus.

Vertrag und Unterauftragsverarbeiter

• Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil unserer AGB und gilt für jedes Konto.
• Die Unterauftragsverarbeiter: Hetzner (Server in Deutschland, die zweite verschlüsselte Backup-Kopie in Finnland), Paddle (Zahlungen) und Google Workspace (unsere E-Mail).
• Wie wir Daten in der App behandeln: App privacy (englisch).

Feedback, Fragen, eine Funktion gewünscht? hello@octobooks.ai

Octobooks Ltd, 17549566, London