E-Rechnung Pflicht: Empfang seit 2025, Ausstellen ab 2027 und 2028
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung zwischen Unternehmen. Das Empfangen ist schon Pflicht. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Dieser Leitfaden erklärt die Regeln in einfachen Worten und nennt die Stellen im Gesetz.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
Was ist eine E-Rechnung?
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Rechnungen (§ 14 Abs. 1 UStG):
- Elektronische Rechnung: Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Sie ermöglicht eine elektronische Verarbeitung.
- Sonstige Rechnung: Sie wird auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format übermittelt.
Eine einfache PDF-Datei ist also keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie ist eine sonstige Rechnung.
Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (nach der Richtlinie 2014/55/EU). Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren. Dann muss sich aus ihm aber jede nötige Angabe richtig und vollständig in ein Format nach der Norm übertragen lassen. (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG)
Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?
Die Pflicht gilt für Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Leistender und Empfänger müssen im Inland ansässig sein. (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG)
Nicht betroffen sind nach dieser Vorschrift:
- Rechnungen an Privatkunden.
- Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.
In den Pflichtfällen ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen. (§ 14 Abs. 2 UStG)
Empfang: Pflicht seit 1. Januar 2025
Für elektronische Rechnungen braucht es grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers. Das gilt aber nicht, wenn eine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 besteht. (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) Im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen kann der Empfänger eine E-Rechnung also nicht ablehnen.
Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG betreffen nur das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine Schonfrist. Darum muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Eine Ausnahme für kleine Empfänger enthält das Gesetz dafür nicht.
Ausstellen: die Stufen bis 2028
Nach § 27 Abs. 38 UStG gilt:
| Umsatz ausgeführt | Was ist erlaubt |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Jedes Unternehmen darf noch Papier senden. Mit Zustimmung des Empfängers darf es auch ein anderes elektronisches Format senden, zum Beispiel PDF. Die Rechnung muss bis 31. Dezember 2026 übermittelt sein. |
| 2027 | Papier oder, mit Zustimmung, ein anderes elektronisches Format nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. |
| 2027 | Unabhängig vom Umsatz bleibt elektronischer Datenaustausch (EDI) mit Zustimmung des Empfängers erlaubt, bis 31. Dezember 2027. |
| ab 1. Januar 2028 | Die Übergangsregeln laufen aus. In den Pflichtfällen ist eine E-Rechnung auszustellen. |
Wichtig für 2027: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG aus dem Jahr 2026. Wer 2027 noch Papier oder PDF nutzen will, sollte den Umsatz 2026 also im Blick haben.
Ausnahmen, die auch nach 2027 bleiben
Für diese Rechnungen erlaubt die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung immer eine sonstige Rechnung, also auch Papier oder PDF:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
Diese Ausnahmen gelten für das Ausstellen. Wer als Kleinunternehmer eine E-Rechnung bekommt, muss sie trotzdem annehmen können.
Aufbewahrung
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über die ganze Zeit gesichert sein. (§ 14b Abs. 1 UStG, § 14 Abs. 3 UStG) Buchungsbelege haben auch nach der Abgabenordnung eine Frist von acht Jahren. (§ 147 Abs. 3 AO)
Nach der Definition in § 14 Abs. 1 UStG ist bei einer E-Rechnung die strukturierte Datei die Rechnung. Ein Ausdruck oder ein Bild davon ist nicht dasselbe.
Das Bundesministerium der Finanzen hat zur Einführung der E-Rechnung am 15. Oktober 2025 ein Schreiben mit vielen Einzelfragen veröffentlicht (bundesfinanzministerium.de).
Was Sie jetzt prüfen können
- Eingang: Wo kommen E-Rechnungen an? Wer schaut dort nach?
- Lesen: Können Sie die strukturierte Datei öffnen und prüfen, nicht nur ein PDF daneben?
- Buchen: Gelangen die Daten ohne Abtippen in Ihre Buchhaltung?
- Archiv: Wird die Originaldatei acht Jahre unverändert und lesbar gespeichert?
- Umsatz 2026: Liegt Ihr Gesamtumsatz über 800.000 Euro? Dann gilt die Erleichterung für 2027 nicht.
- Ausgang: Kann Ihr Programm Rechnungen im Format nach der europäischen Norm erstellen? Spätestens für Umsätze ab 2028 brauchen Sie das in den Pflichtfällen.
Bei Fragen zu Ihrem eigenen Fall wenden Sie sich an eine fachkundige Stelle, etwa eine Steuerkanzlei.
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