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Allgemeine Geschäftsbedingungen von Octobooks

Fassung vom 9. Oktober 2026, Betreiber benannt am 20. Oktober 2026, kostenlose Tage ergänzt am 21. Oktober 2026.

1. Wer wir sind

  1. Octobooks wird betrieben von Ingo Braeunlich, Einzelunternehmer, 43B Wellington Street, London WC2E 7BN, Vereinigtes Königreich, unter der Geschäftsbezeichnung Octobooks („Octobooks“, „wir“, „uns“). Er ist Ihr Vertragspartner. E-Mail: hello@octobooks.ai.
  2. Übernimmt später eine Gesellschaft Octobooks, teilen wir Ihnen das per E-Mail mit, und diese Bedingungen gelten mit dieser Gesellschaft weiter.
  3. Diese Bedingungen, die Erstattungsrichtlinie, der Datenschutzhinweis und der Auftragsverarbeitungsvertrag bilden die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und uns.

2. Wer Octobooks nutzen kann

  1. Octobooks ist nur für Unternehmen: Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmer und andere Personen, die in Ausübung ihrer gewerblichen Tätigkeit handeln. Verbrauchern wird es nicht angeboten.
  2. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie für ein Unternehmen handeln und berechtigt sind, dieses Unternehmen an diese Bedingungen zu binden.
  3. Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein.

3. Was Octobooks ist und was nicht

  1. Octobooks ist Buchhaltungssoftware. Es führt für Ihr Unternehmen ein Hauptbuch in doppelter Buchführung, speichert Ihre Dokumente, erstellt Berichte, entwirft Rechnungen und stellt sie aus und bereitet Steuererklärungen vor, die Sie prüfen und freigeben.
  2. Octobooks ist ein Werkzeug, kein Berater. Wir sind keine Buchhalter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte, und nichts in Octobooks ist Buchhaltungs-, Steuer-, Rechts- oder Finanzberatung. Octobooks leistet keine individuelle Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) oder eines vergleichbaren Gesetzes.
  3. Die Nutzung von Octobooks ersetzt keinen Buchhalter oder Steuerberater, wo das Gesetz einen verlangt oder Ihre Lage einen erfordert. Wenn Sie bei einer Buchung, einer steuerlichen Behandlung oder einer Abgabe unsicher sind, fragen Sie einen qualifizierten Berater.

4. Wie KI in Octobooks arbeitet

  1. KI macht Fehler. Jedes KI-System, unseres und Ihres, kann ein Dokument falsch lesen, das falsche Konto wählen, den falschen Umsatzsteuersatz anwenden oder eine Frage missverstehen. Behandeln Sie jeden KI-Vorschlag als Entwurf, bis Sie ihn geprüft haben.
  2. Die meisten Entscheidungen kommen von Ihrer Seite. Octobooks ist dafür gebaut, mit dem KI-Assistenten zu arbeiten, den Sie wählen und verbinden (zum Beispiel über einen MCP-Connector). Dieser Assistent arbeitet nach Ihren Anweisungen und mit Ihrem eigenen Kontext. Buchungen, Antworten und Regeln, die er an Octobooks sendet, sind Ihre Anweisungen an uns.
  3. Octobooks hilft vor allem beim Einrichten von Regeln. Unsere eigenen KI-Funktionen schlagen meist Regeln vor („dieser Lieferant ist immer Marketing“, „dieser Kunde zahlt in EUR“) und weisen darauf hin, was falsch aussieht oder fehlt. Jede Regel wird Ihnen in einfachen Worten gezeigt, Sie genehmigen sie und können sie jederzeit ändern oder entfernen. Einmal genehmigt, wird eine Regel durch gewöhnlichen Code angewendet, jedes Mal auf die gleiche Weise.
  4. Alles ist nachvollziehbar. Zu jeder Buchung hält Octobooks fest, woher sie stammt (eine Regel, Ihre KI, ein Vorschlag unserer KI oder eine Person), und bewahrt das Quelldokument daneben auf, damit Sie sie prüfen und korrigieren können.
  5. Sie wählen, wie viel von Hand freigegeben wird. Sie legen den Freigabemodus fest: jeden Posten selbst freigeben, gesammelt freigeben, einen Bestätigungscode verwenden oder Ihre KI in Ihrem Namen freigeben lassen. Welchen Modus Sie auch wählen, alles, was über Ihr Konto freigegeben wird, gilt als von Ihnen freigegeben.
  6. Freigaben. Alles, was Ihr Unternehmen verlässt (eine ausgestellte Rechnung, eine Abgabe bei einer Behörde, eine Zahlungsanweisung, eine Nachricht an Dritte), geschieht erst nach einer Freigabe in dem Freigabemodus, den Sie festgelegt haben.
  7. Ihr KI-Anbieter ist ein Dritter. Wir kontrollieren ihn nicht. Seine Bedingungen, sein Umgang mit Daten und seine Fehler sind eine Sache zwischen Ihnen und diesem Anbieter.
  8. Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Octobooks selbst sendet Ihre Bücher an keinen KI-Anbieter; Ihre eigene KI liest sie über den Connector, den Sie einrichten. Sollten wir je einen solchen Anbieter hinzunehmen, wird er zuerst in der Liste der Unterauftragsverarbeiter genannt. Die Anbieter, die wir nutzen, stehen in der Liste der Unterauftragsverarbeiter, die im Auftragsverarbeitungsvertrag verlinkt ist.

5. Worum wir uns kümmern

  1. Die Software mit angemessener Sorgfalt und Sachkunde betreiben und Fehler, die wir finden oder die Sie melden, in angemessener Zeit beheben.
  2. Ein Hauptbuch, das aufgeht: Jede Buchung bucht gleiche Beträge im Soll und im Haben, und Berichte werden durch Code aus dem Hauptbuch berechnet, nicht durch KI.
  3. Ein vollständiger Prüfpfad: wer oder was jeden Posten erstellt, geändert oder freigegeben hat, und wann. Freigegebene Buchungen werden durch eine neue Buchung korrigiert, nie stillschweigend überschrieben.
  4. Ihre Dokumente und Daten sicher speichern, auf Servern in Deutschland, mit nächtlichen verschlüsselten Sicherungen.
  5. Personenbezogene Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeiten, wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.
  6. Sie unverzüglich über einen Sicherheitsvorfall informieren, der Ihre Daten betrifft.
  7. Sie an offene Posten und anstehende Fristen erinnern, die Octobooks kennt. Erinnerungen sind eine Hilfe, keine Garantie.
  8. Ihnen jederzeit den Export Ihrer Bücher und Dokumente in Standardformaten ermöglichen.

6. Worum Sie sich kümmern

  1. Die Prüfung dessen, was gebucht und freigegeben wird, und die Richtigkeit Ihrer Bücher, Abschlüsse und Steuererklärungen. Die rechtliche Verantwortung für Ihre Buchführung, Ihre Steuererklärungen und Ihre gesetzlichen Jahresabschlüsse bleibt bei Ihrem Unternehmen und seinen Geschäftsführern.
  2. Die Einhaltung Ihrer Abgabe- und Zahlungsfristen.
  3. Vollständige und wahre Angaben und Dokumente liefern und nur Daten hochladen, die Sie weitergeben dürfen.
  4. Ihre Unterlagen so lange aufbewahren, wie das Gesetz es verlangt (zum Beispiel 6 Jahre im Vereinigten Königreich, bis zu 10 Jahre in Deutschland), auch indem Sie sie exportieren, bevor Sie Ihr Konto schließen.
  5. Ihre Zugangsdaten, Passkeys, Connector-Token und Ihren KI-Assistenten sicher halten und entscheiden, wen Sie einladen. Aktivitäten über Ihr Konto gelten als Ihre.
  6. Die Wahl eines Freigabemodus, der zu Ihrem Risiko passt, und die Folgen des Modus, den Sie wählen.

7. Abgaben und Übermittlungen an Behörden

  1. Wo Octobooks eine Abgabe anbietet (zum Beispiel Umsatzsteuererklärungen), erstellt es die Erklärung aus Ihrem Hauptbuch und zeigt sie Ihnen. Sie wird erst übermittelt, wenn Sie sie freigeben, in Ihrem Namen und mit Ihren Zugangsdaten oder Ihrer Vollmacht.
  2. Abgebende Person sind Sie. Wir übermitteln, was Sie freigegeben haben. Wir prüfen nicht, ob Ihre Erklärung rechtlich richtig oder vollständig ist.
  3. Schlägt eine Übermittlung fehl oder wird sie abgelehnt, zeigt Octobooks Ihnen den Grund. Es bleibt Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Erklärung rechtzeitig bei der Behörde ankommt.
  4. Noch ist nicht jede Abgabe in jedem Land verfügbar. Nur was in Ihrem Konto als verfügbar angezeigt wird, kann aus Octobooks abgegeben werden.

8. Early Access und neue Funktionen

  1. Manche Funktionen sind als Early Access oder Beta gekennzeichnet, und Octobooks als Ganzes kann als Early Access angeboten werden. Diese Funktionen werden so bereitgestellt, wie sie sind, können sich ändern oder eingestellt werden und können mehr Fehler haben als fertige Funktionen.
  2. Early Access kann kostenlos sein. Wir teilen Ihnen mindestens 30 Tage vorher mit, wenn kostenloser Early Access in einen bezahlten Tarif übergeht, und Sie können vorher aussteigen, ohne etwas zu bezahlen.
  3. Gründungsmitglieder. Ein Konto, das bis einschließlich 31. Oktober 2026 (23:59 Uhr Londoner Zeit) angelegt wird, ist bis zum 31. Januar 2027 kostenlos. Im Gegenzug bitten wir Sie von Zeit zu Zeit um Ihr Feedback, höchstens einmal pro Woche. Octobooks ist neu: Eine Funktion kann sich ändern, und anfangs funktioniert vielleicht etwas nicht so, wie es sollte; wir beheben es so schnell wir können. Ihre Bücher bleiben Ihre Verantwortung, wie Abschnitt 6 sagt. Ab dem 1. Februar 2027 wählen Sie Ihren Tarif, und das Konto läuft in diesem Tarif weiter; wir informieren Sie in der App und per E-Mail mindestens 30 Tage vorher, wie Punkt 2 sagt, und noch einmal eine Woche vorher. Wählen Sie keinen Tarif, werden Ihre Bücher schreibgeschützt und bleiben herunterladbar, wie bei jedem Konto ohne Tarif.

9. Ihre Daten

  1. Ihre Geschäftsdaten bleiben Ihre. Sie räumen uns das Recht ein, sie nur zu nutzen, um Octobooks für Sie zu betreiben, sie sicher zu halten und unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen.
  2. Für personenbezogene Daten in Ihren Büchern (Kunden, Lieferanten, Mitarbeitende) sind Sie der Verantwortliche und wir Ihr Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil dieser Bedingungen.
  3. Wir dürfen anonyme, zusammengefasste Nutzungszahlen (zum Beispiel wie viele Rechnungen pro Monat über alle Nutzer hinweg ausgestellt werden) verwenden, um Octobooks zu verbessern. Diese lassen nie Sie oder Ihr Unternehmen erkennen.
  4. Wenn Ihr Konto endet, können Sie Ihre Daten 90 Tage lang exportieren, und wir erinnern Sie zweimal daran. Danach löschen wir sie, außer wo das Gesetz uns verpflichtet, etwas aufzubewahren; unsere verschlüsselten Sicherungen (zwei Standorte in der EU) halten sie höchstens weitere 12 Monate vor.

10. Verbundene Dienste

  1. Octobooks arbeitet mit Diensten, die Sie verbinden: Ihrem KI-Assistenten, Bankdaten, Zahlungsanbietern, Portalen der Steuerbehörden, E-Mail. Diese Dienste werden von anderen unter deren eigenen Bedingungen betrieben.
  2. Wir sind nicht verantwortlich für ihre Verfügbarkeit, ihre Fehler oder Änderungen, die sie vornehmen und die Octobooks betreffen. Wenn ein verbundener Dienst ausfällt oder fehlerhaft ist, helfen wir, soweit es uns zumutbar möglich ist.
  3. Zahlungen für Octobooks wickelt unser Zahlungsanbieter ab, siehe Abschnitt 12.

11. Faire Nutzung

Sie dürfen Octobooks nicht nutzen, um:

  1. gegen das Gesetz zu verstoßen, einschließlich Steuerhinterziehung, Betrug oder Geldwäsche, oder falsche Bücher zu führen;
  2. Angaben einzugeben, von denen Sie wissen, dass sie falsch oder irreführend sind;
  3. zu versuchen, in Octobooks einzudringen, es zu überlasten, zu kopieren oder zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder seine Grenzen oder seine Sicherheit zu umgehen;
  4. den Zugang außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuverkaufen oder zu teilen, ohne unsere schriftliche Zustimmung;
  5. Schadcode hochzuladen.

Wir dürfen den Zugang sofort sperren, wenn wir begründet annehmen, dass einer dieser Fälle vorliegt, und wir sagen Ihnen, warum, sofern das Gesetz uns nicht daran hindert.

12. Gebühren und Abrechnung

  1. Die Preise stehen auf octobooks.ai und in Ihrem Konto. Preise verstehen sich ohne Umsatzsteuer, sofern nicht anders angegeben.
  2. Ab dem 1. November 2026 hat ein neues Konto 7 Tage kostenlos, ohne Karte. Danach wählen Sie einen Tarif; ohne Tarif werden Ihre Bücher schreibgeschützt und bleiben herunterladbar, und „Reactivate“ startet die kostenlosen Tage jederzeit neu.
  3. Bezahlte Tarife werden über Paddle.com Market Ltd abgerechnet, die als Merchant of Record und Wiederverkäufer handelt. Für die Zahlung selbst gelten die Käuferbedingungen von Paddle.
  4. Tarife verlängern sich automatisch jeden Monat, bis sie gekündigt werden; ein jährlich verkaufter Tarif verlängert sich jedes Jahr.
  5. Jede Preiserhöhung kündigen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an. Sie können kündigen, bevor sie wirksam wird.
  6. Schlägt eine Zahlung fehl und wird das nicht innerhalb von 14 Tagen behoben, dürfen wir Ihr Konto bis zur Zahlung auf Lesen und Export beschränken. Ihre Daten werden in dieser Zeit nicht gelöscht.
  7. Erstattungen regelt die Erstattungsrichtlinie.

13. Beendigung des Vertrags

  1. Sie können jederzeit in Ihrem Konto oder per E-Mail kündigen. Ihr Tarif läuft bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums.
  2. Wir können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen per E-Mail kündigen, oder sofort, wenn Sie schwer oder wiederholt gegen diese Bedingungen verstoßen oder nicht zahlen.
  3. Kündigen wir den Vertrag, ohne dass Sie ein Verschulden trifft, erstatten wir den nicht genutzten Teil eines im Voraus bezahlten Zeitraums.
  4. Die Abschnitte 6, 9.4, 14 und 15 gelten nach dem Ende des Vertrags weiter.

14. Haftung

  1. Die Obergrenze. Unsere gesamte Haftung Ihnen gegenüber für alles, was sich aus Octobooks ergibt oder damit zusammenhängt, ist in jedem Zeitraum von 12 Monaten auf die Gebühren begrenzt, die Sie uns in den 12 Monaten vor dem Ereignis gezahlt haben, das den Anspruch ausgelöst hat. Nutzen Sie Octobooks kostenlos, ist sie auf £100 begrenzt.
  2. Schäden, für die wir nicht haften. Wir haften nicht für: entgangenen Gewinn, Umsatz, entgangene Geschäfte, Verträge, Geschäftswert oder erwartete Einsparungen; indirekte Schäden oder Folgeschäden; Steuern, Zinsen, Strafen oder Zuschläge, die Ihr Unternehmen schuldet; oder Schäden aus Buchungen, Regeln oder Abgaben, die über Ihr Konto freigegeben wurden.
  3. KI. Wir haften nicht für Fehler in Vorschlägen oder Inhalten, die Ihr KI-Assistent oder eine KI Dritter erzeugt hat, und nicht für Fehler in Vorschlägen unserer eigenen KI, die Sie oder Ihre KI genehmigt oder freigegeben haben.
  4. Was wir nie beschränken. Nichts in diesen Bedingungen beschränkt oder schließt die Haftung aus für Tod oder Körperverletzung durch Fahrlässigkeit, für Betrug oder arglistige Täuschung oder für alles andere, was gesetzlich nicht beschränkt werden kann. Soweit deutsches Recht auf diese Bedingungen oder einen Anspruch anwendbar ist, haften wir außerdem unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, und bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist unsere Haftung auf den typischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
  5. Keine weiteren Zusagen. Abgesehen von dem, was in diesen Bedingungen steht, wird Octobooks ohne Gewährleistung bereitgestellt, auch nicht dafür, dass es fehlerfrei, immer verfügbar oder für einen bestimmten Zweck geeignet ist.
  6. Sie erstatten uns angemessene Kosten und Schäden, die durch Ihren Verstoß gegen Abschnitt 11 entstehen oder durch Ansprüche Dritter wegen Daten, die Sie ohne Berechtigung hochgeladen haben.

15. Sonstige Bestimmungen

  1. Änderungen dieser Bedingungen. Wir können diese Bedingungen aktualisieren. Mindestens 30 Tage bevor eine Änderung wirksam wird, die Sie wesentlich betrifft, schreiben wir Ihnen eine E-Mail. Wenn Sie nicht einverstanden sind, können Sie vorher kündigen.
  2. Änderungen an Octobooks. Wir verbessern Octobooks laufend. Eine Kernfunktion, für die Sie zahlen, entfernen wir nicht ohne eine Ankündigung von 30 Tagen.
  3. Übertragung. Wir dürfen diesen Vertrag auf eine Gesellschaft übertragen, die Octobooks übernimmt. Sie dürfen ihn nicht ohne unsere Zustimmung übertragen.
  4. Salvatorische Klausel. Ist ein Teil dieser Bedingungen unwirksam, bleibt der Rest wirksam.
  5. Anwendbares Recht und Gerichtsstand. Diese Bedingungen unterliegen dem Recht von England und Wales, und die Gerichte von England und Wales sind zuständig. Zwingende Vorschriften des Landes, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat, gelten weiterhin, wo das Gesetz es vorschreibt.
  6. Beschwerden. Schreiben Sie an hello@octobooks.ai. Wir antworten innerhalb von 5 Werktagen.

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