Ist KI-Buchhaltung GoBD-konform?
Kurze Antwort
Das kann sie sein, aber kein Programm ist allein dadurch GoBD-konform. Die GoBD richten sich an das Unternehmen und gelten auch dann, wenn eine KI bucht. Entscheidend sind Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation, die den Einsatz der KI beschreibt.
Was verlangen die GoBD?
Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung für elektronische Bücher. Aktuell gilt das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung vom 14. Juli 2025 (BMF). Für eine KI sind besonders wichtig:
- Nachvollziehbarkeit: Vom Beleg zur Buchung und zurück muss der Weg prüfbar sein.
- Unveränderbarkeit: Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
- Zeitgerechtheit: Buchungen dürfen nicht beliebig lange liegen bleiben.
- Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Ihr Verfahren abläuft.
Gibt es ein Zertifikat, das reicht?
Nein. Die Finanzverwaltung erteilt keine Bestätigung, dass eine Software GoBD-konform ist. Auch ein Prüfsiegel eines Dritten nimmt Ihnen die Verantwortung nicht ab. Es sagt bestenfalls etwas über die Software, nicht über Ihren Einsatz.
Was müssen Sie für den Einsatz von KI festhalten?
- Welche Aufgaben die KI übernimmt
- Wer eine Buchung freigibt und welche die KI allein freigeben darf
- Wie Korrekturen laufen
- Wie und wie oft Sie stichprobenartig prüfen
- Wo Belege und Daten liegen und wie lange
Wie geht Octobooks damit um?
In Octobooks läuft jede Buchung über eine Freigabe und steht damit im Prüfpfad. Gelöscht wird nichts: Eine Korrektur ist eine Stornobuchung plus eine neue Buchung, und die Einträge sind per Hash verkettet. Sie stellen pro Firma die Schalter, wer freigibt. Zum Umfang gehören außerdem eine GoBD-Verfahrensdokumentation und ein Prüferexport. Ein Zertifikat beanspruchen wir nicht. Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Mehr im Ratgeber GoBD einfach erklärt.
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Weitere Fragen
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