GoBD in einfachen Worten: was kleine GmbHs und Freelancer wissen sollten
Die vier Buchstaben GoBD klingen nach Bürokratie. Im Kern geht es um eine einfache Frage: Kann ein Prüfer Ihre Buchhaltung verstehen und nachvollziehen? Dieser Leitfaden erklärt die Grundregeln, die hinter den GoBD stehen, und zeigt, was das im Alltag heißt.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
Was sind die GoBD?
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Es ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Eine zweite Änderung stammt vom 14. Juli 2025. (bundesfinanzministerium.de)
Die GoBD sind kein eigenes Gesetz. Sie erklären, wie die Finanzverwaltung die Regeln der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs für digitale Buchhaltung versteht. Die Pflichten selbst stehen im Gesetz. Darum zitiert dieser Leitfaden vor allem das Gesetz.
Gilt das für mich?
GmbH: Ja. Eine GmbH gilt als Handelsgesellschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Die Vorschriften für Kaufleute gelten auch für Handelsgesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB). Jeder Kaufmann muss Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung führen (§ 238 Abs. 1 HGB).
Freelancer: Viele Selbständige ohne Buchführungspflicht ermitteln ihren Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG). Doppelte Buchführung brauchen sie dann nicht. Die Ordnungsregeln der Abgabenordnung gelten aber für "die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen" (§ 146 Abs. 1 AO). Also auch für Ihre Einnahmen und Ausgaben.
Die Grundregeln in einfachen Worten
1. Einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet. So müssen Buchungen und Aufzeichnungen vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 AO). Im Alltag heißt das: jeder Vorgang für sich, keiner fehlt, die Zahlen stimmen, nichts bleibt monatelang liegen, und alles ist so sortiert, dass man es findet.
2. Kasse täglich. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Wer viel bar einnimmt, braucht also eine tägliche Routine.
3. Nichts verschwinden lassen. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Ein Fehler wird darum nicht gelöscht, sondern mit einer neuen Buchung korrigiert. Die alte bleibt sichtbar.
4. Verständlich für Fremde. Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens geben. Jeder Vorgang muss sich von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB). Praktisch: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg, und vom Beleg kommt man zur Buchung.
5. Digital ist erlaubt, wenn es lesbar bleibt. Bücher dürfen auf Datenträgern geführt werden. Die Daten müssen jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 AO).
Was Sie wie lange aufbewahren
Nach § 147 AO gilt:
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | zehn Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen und Quittungen | acht Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | sechs Jahre |
Das Handelsgesetzbuch nennt für Kaufleute dieselben drei Fristen (§ 257 Abs. 4 HGB).
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Unterlage entstanden ist. Ein Beleg aus 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.
Unterlagen dürfen digital aufbewahrt werden. Die Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen, während der ganzen Frist verfügbar sein und maschinell ausgewertet werden können. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO).
Wenn das Finanzamt prüft
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde in Ihre gespeicherten Daten Einsicht nehmen. Sie darf verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet bereitgestellt oder in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden (§ 147 Abs. 6 AO).
Das ist wichtig, wenn Sie das Programm wechseln. Die alten Daten müssen weiter auswertbar sein. Erst nach dem fünften Kalenderjahr nach dem Wechsel genügt es, sie auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten.
Beschreiben, wie Sie arbeiten
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen gehören zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufzubewahren sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Für kleine Betriebe kann das kurz sein: Wie kommen Belege herein? Wer bucht wann? Wo wird gespeichert? Wie wird gesichert? Die GoBD nennen eine solche Beschreibung Verfahrensdokumentation.
Eine kurze Checkliste
Praktische Gewohnheiten, die das Einhalten der Regeln leichter machen:
- Ein eigenes Geschäftskonto, getrennt vom privaten.
- Jeder Beleg wird erfasst, auch der kleine.
- Eingangsrechnungen in der Form aufbewahren, in der sie kamen, bei einer E-Rechnung also die Datei.
- Fehler korrigieren statt löschen.
- Bargeld täglich aufzeichnen.
- Regelmäßig buchen, nicht erst zum Jahresende.
- Den eigenen Ablauf in wenigen Sätzen aufschreiben und aktuell halten.
- Vor einem Programmwechsel klären, wie die alten Daten lesbar und auswertbar bleiben.
Diese Pflichten treffen das Unternehmen selbst, egal mit welchem Programm es arbeitet. Bei Fragen zu Ihrem eigenen Fall wenden Sie sich an eine fachkundige Stelle, etwa eine Steuerkanzlei.
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