Ist es sicher, eine KI in meinen Büchern buchen zu lassen?
Kurze Antwort
Ja, wenn das System dafür gebaut ist. Entscheidend ist, dass jede Buchung nachvollziehbar bleibt, nichts überschrieben wird und Sie festlegen, was die KI allein darf. Die Verantwortung für ordnungsgemäße Bücher bleibt in Deutschland und Österreich beim Unternehmen.
Was verlangen die GoBD?
Die GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Bücher. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das seitdem geändert wurde, etwa im März 2024. Drei Grundsätze sind für KI-Buchungen besonders wichtig:
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall und das Verfahren müssen nachvollziehbar sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden lückenlos erfasst.
- Unveränderbarkeit: Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen und Löschungen müssen protokolliert werden.
Der letzte Punkt steht auch im Gesetz, in § 146 Abs. 4 AO. In Österreich gilt nach § 131 BAO ein ähnlicher Gedanke: Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung muss ersichtlich bleiben, auch auf Datenträgern.
Welche Risiken gibt es bei KI-Buchungen?
Eine KI kann sich irren wie ein Mensch, nur schneller und öfter am Stück. Typische Fehler sind ein falsches Konto, ein doppelt erfasster Beleg, ein falsch gelesener Betrag oder eine Zahlung, die der falschen Rechnung zugeordnet wird.
Gefährlich wird das, wenn Fehler unbemerkt bleiben oder Buchungen still überschrieben werden. Das Risiko liegt also weniger in der KI als in einem System, das keine Spuren hinterlässt.
Ein zweites Risiko sind Texte von außen. Rechnungen, E-Mails und Verwendungszwecke stammen von Dritten. Eine KI sollte solche Texte als Daten behandeln und nicht als Anweisung. Ein gutes System setzt deshalb feste Grenzen, die keine Nachricht von außen aufheben kann. Die Frage ist also nicht, ob Fehler passieren, sondern ob sie sichtbar und korrigierbar bleiben.
Wie sieht eine sichere Umgebung aus?
Eine sichere Umgebung für KI-Buchungen erkennen Sie an diesen Merkmalen:
- Jede Buchung läuft über eine Freigabe und steht im Prüfpfad.
- Korrekturen erfolgen als Storno plus neue Buchung.
- Sie legen fest, wer freigibt und was die KI allein darf.
- Die KI kann kein Geld bewegen.
Octobooks ist so aufgebaut. Gelöscht wird nichts, Buchungen sind über Hashwerte verkettet, und kein Werkzeug bewegt Geld, verschickt E-Mails oder reicht Meldungen beim Finanzamt ein. Pro Firma wählen Sie, wer freigibt: Sie, Ihre KI, zwei Agenten gemeinsam, eine von Ihnen genehmigte Regel oder ein Stempel im Chat. Über eine Vertrauensleiter darf die KI mit der Zeit mehr allein, mit einer wöchentlichen Stichprobe.
Was bleibt Ihre Aufgabe?
Nach Randziffer 21 der GoBD ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich, auch wenn Aufgaben an Dritte ausgelagert sind. Wer eine KI buchen lässt, bleibt also selbst verantwortlich. Dazu gehören Stichproben und die Aufbewahrung: In Deutschland nach § 147 AO zehn Jahre für Bücher und acht Jahre für Buchungsbelege, in Österreich nach § 132 BAO sieben Jahre.
Sinnvoll ist ein fester Termin, an dem Sie die Buchungen der KI stichprobenartig ansehen.
Weitere Fragen
- Was braucht eine KI, um die Bücher richtig zu führen?
- Kann KI den Monatsabschluss machen?
- Brauche ich noch einen Steuerberater, wenn KI meine Bücher führt?