Ist KI-Buchhaltung mit der DSGVO vereinbar?
Kurze Antwort
Ja, wenn die Datenwege geklärt sind. Rechnungen und Kontoauszüge enthalten oft personenbezogene Daten, und ein KI-Anbieter, der sie in Ihrem Auftrag verarbeitet, braucht eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Wichtig ist, dass Sie sowohl die Buchhaltungssoftware als auch Ihren KI-Anbieter prüfen.
Wo liegen personenbezogene Daten in den Büchern?
Überall dort, wo Menschen genannt sind: Namen von Einzelunternehmern auf Rechnungen, Kundenanschriften, Kontoinhaber auf Kontoauszügen, Daten von Beschäftigten. Reine Firmendaten einer GmbH fallen grundsätzlich nicht darunter, in der Praxis ist aber fast immer etwas Personenbezogenes dabei.
Was verlangt die DSGVO?
Die DSGVO verlangt unter anderem:
- eine Rechtsgrundlage, bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten etwa Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c
- eine Vereinbarung mit jedem Auftragsverarbeiter nach Art. 28
- geeignete Sicherheitsmaßnahmen nach Art. 32
- geeignete Garantien bei einer Übermittlung in Drittländer nach Art. 44 und folgenden
Welche Fragen sollten Sie stellen?
An die Buchhaltungssoftware: Wo liegen die Daten? Wer hat Zugriff? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Wie kommen Sie mit Ihren Daten wieder heraus?
An den KI-Anbieter: Welcher Tarif gilt für Ihr Unternehmen? Werden Eingaben für das Training verwendet? In welchem Land wird verarbeitet? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Die Antworten hängen vom Anbieter und vom Tarif ab. Prüfen Sie sie für Ihren eigenen Fall.
Wie ist das bei Octobooks?
Octobooks speichert die Daten auf einem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland. Der KI-Anbieter, den Sie selbst wählen, verarbeitet das, was Ihre KI liest. Für diesen Teil gelten also dessen Bedingungen. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
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