DATEV-Export: Was darin steckt und was Sie vor dem Versand prüfen
Ein DATEV-Export ist in der Regel eine CSV-Datei im DATEV-Format, der Buchungsstapel, plus Stammdaten und oft Belege. Damit übernimmt Ihre Kanzlei Ihre Buchungen in ihr DATEV-System. Bevor Sie ihn abschicken, prüfen Sie Kontenrahmen, Zeitraum, Summen und Belegbezug.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
So ist die Datei aufgebaut
Das DATEV-Format ist eine Textdatei, mit Semikolon getrennt (DATEV Developer Portal).
| Zeile | Inhalt |
|---|---|
| 1 | Kopfzeile mit Kennung EXTF, Version, Datenkategorie und den Stapelangaben |
| 2 | Spaltennamen |
| ab 3 | je Zeile eine Buchung |
Ein Beispiel einer Buchung, gekürzt auf die Spalten, um die es meist geht. Die Firma ist erfunden, das Konto SKR03:
| Umsatz | Soll/Haben | Konto | Gegenkonto | BU | Belegdatum | Belegfeld 1 | Buchungstext |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 119,00 | S | 1200 | 8400 | 0403 | RE-2027-014 | Rechnung Muster GmbH |
Das Belegdatum steht als Tag und Monat, das Jahr kommt aus der Kopfzeile. Stimmt der Zeitraum dort nicht, passt der ganze Stapel nicht.
Fünf Prüfungen vor dem Versand
- Kontenrahmen. Passt SKR03 oder SKR04 zu dem, was Ihre Kanzlei führt? Die Unterschiede erklärt KI und SKR03, SKR04.
- Zeitraum. Ein Stapel gilt für einen Zeitraum innerhalb eines Wirtschaftsjahres. Teilen Sie Exporte über den Jahreswechsel.
- Summen. Vergleichen Sie die Salden der Bankkonten mit Ihrer Summen- und Saldenliste, bevor die Datei rausgeht.
- Debitoren und Kreditoren. Fehlen die Stammdaten, sieht die Kanzlei Personenkonten nur als Nummer.
- Belege. Belegfeld 1 sollte der Rechnungsnummer entsprechen, damit jeder Beleg zu finden bleibt. Das gehört auch zur Nachvollziehbarkeit nach den GoBD.
Datei oder Schnittstelle
Der Weg über die Datei braucht keine Partnerschaft: Sie schicken den Export, die Kanzlei importiert ihn. Direkte Dienste von DATEV, etwa für Buchungsdaten und Belege in DATEV Unternehmen online, laufen über eine Schnittstelle und einen eigenen Anmeldeweg. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Weg sie will, bevor Sie etwas einrichten.
Und Octobooks?
Octobooks gibt auf der Seite Adviser and audit, oder über Ihre KI, ein ZIP aus: Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF 700, Kategorie 21, Version 13), Kontenbeschriftungen, Debitoren und Kreditoren, dazu die Belege mit einer Liste nach Belegfeld 1. Die Datei prüfen wir mit einem eigenen Format-Test. Einen öffentlichen Prüfer von DATEV haben wir nicht gefunden, lassen Sie also den ersten Import von Ihrer Kanzlei testen. Eine direkte Übertragung nach DATEV Unternehmen online gibt es nicht.
In die andere Richtung liest Octobooks DATEV-Exporte ein: Ihre bisherige Buchhaltung mitbringen. Vergleiche mit anderen Programmen stehen unter Vergleich.