Wie wechsle ich die Buchhaltungssoftware mitten im Jahr?
Kurze Antwort
Ja, ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Sie legen einen Stichtag fest, übernehmen Salden und offene Posten und arbeiten ab dann im neuen System. Die Daten des alten Systems müssen Sie aufbewahren und für die Prüfung auswertbar halten, in Deutschland bis zu 10 Jahre, in Österreich 7 Jahre.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel?
Ein Wechsel geht zu jedem Zeitpunkt. Am einfachsten ist ein Stichtag, an dem Sie ohnehin abschließen: das Ende eines Voranmeldungszeitraums, also eines Monats oder Quartals. Dann meldet das alte System den letzten Zeitraum vollständig, und das neue beginnt mit dem nächsten. Ein Wechsel mitten im Zeitraum ist möglich, aber dann stammen die Zahlen einer Voranmeldung aus zwei Systemen.
Was muss ins neue System?
Sie müssen nicht jede alte Buchung übertragen. Wichtig ist der Stand am Stichtag:
- Eröffnungssalden. Eine Summen- und Saldenliste zum Stichtag: Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Umsatzsteuer, Darlehen, Anlagen und das bisherige Ergebnis.
- Offene Posten. Jede unbezahlte Ausgangsrechnung und jede unbezahlte Eingangsrechnung mit Datum, Nummer und Betrag.
- Stammdaten. Kunden, Lieferanten und Kontenrahmen, wenn Sie die Struktur behalten wollen.
- Steuerdaten. Steuernummer oder UID, Voranmeldungszeitraum.
Ein Export im DATEV-Format ist in Deutschland ein häufiger Ausgangspunkt, weil viele Programme ihn anbieten. Prüfen Sie danach, ob die Saldenliste im neuen System mit der alten übereinstimmt.
Was passiert mit den Daten im alten System?
Sie bleiben aufbewahrungspflichtig. Nach § 147 AO in der heute geltenden Fassung sind Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre und Buchungsbelege acht Jahre aufzubewahren. Bei elektronisch erstellten Unterlagen darf die Finanzbehörde in einer Außenprüfung Einsicht in die Daten nehmen oder sie in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 AO).
Die GoBD der Finanzverwaltung regeln auch den Systemwechsel. Vereinfacht gesagt: Das alte System darf nur abgeschaltet werden, wenn die Daten in gleicher Menge und Qualität in ein neues System oder Archiv übernommen werden und dort genauso auswertbar sind. Sonst bleibt das alte System für die Aufbewahrungsfrist in Betrieb. Kündigen Sie also nicht, bevor geklärt ist, wie Sie den Datenzugriff sichern.
In Österreich beträgt die Aufbewahrungsfrist nach § 132 BAO sieben Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, und die Unterlagen müssen bis zum Ende der Frist vollständig und inhaltsgleich wiedergegeben werden können (Unternehmensserviceportal).
Wie hilft eine KI beim Wechsel?
Eine KI kann viel Routine übernehmen: die alte Saldenliste lesen, die Eröffnungssalden als Buchung erfassen, offene Posten auflisten und prüfen, ob die Summen stimmen. Dafür braucht sie ein echtes Hauptbuch.
Octobooks ist ein Beispiel dafür. Es ist ein doppeltes Hauptbuch für kleine Unternehmen und Selbstständige in Deutschland, Österreich und Großbritannien, das Ihre eigene KI führt, etwa Claude. Der Connector bietet Dutzende Werkzeuge, darunter Buchungen, Saldenliste, Upload von Belegen und Kontoauszugsdateien sowie die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Sie stellen die Schalter: Pro Firma legen Sie fest, wer eine Buchung freigibt. Jede Buchung läuft über eine Freigabe und bleibt im Prüfpfad.
Diese Seite ist eine allgemeine Information und keine Beratung im Einzelfall.
Weitere Fragen
- Was braucht eine KI, um die Bücher richtig zu führen?
- Ist es sicher, eine KI in meinen Büchern buchen zu lassen?
- Kann KI meine Umsatzsteuervoranmeldung vorbereiten?