Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich: Wer darf sie verwenden?
Kurze Antwort
Kleinere Gewerbetreibende unter den Buchführungsgrenzen und Freiberufler dürfen ihren Gewinn mit der E/A-Rechnung ermitteln. Kapitalgesellschaften wie die GmbH nie: Sie müssen unabhängig vom Umsatz doppelt buchen. Maßgeblich ist bei der E/A-Rechnung, wann das Geld fließt.
Wer darf, wer muss bilanzieren?
| Unternehmen | Gewinnermittlung |
|---|---|
| Gewerbetreibende unter den Grenzen | E/A-Rechnung möglich |
| Freie Berufe, etwa Ärztinnen, Anwälte, Künstler | E/A-Rechnung möglich, keine Buchführungspflicht |
| GmbH, FlexKapG, AG, GmbH & Co KG ohne natürliche Person als Vollhafter | immer doppelte Buchhaltung |
Die Grenzen laut USP mit Stand 1. Jänner 2026:
- 700.000 Euro Umsatz: Überschreiten Sie diese Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, gilt die Buchführungspflicht nach einem Pufferjahr. Wer also 2024 und 2025 darüber lag, bilanziert ab 2027.
- 1.000.000 Euro Umsatz: Einmaliges Überschreiten genügt, die Pflicht gilt ab dem Folgejahr.
Die Bundesregierung hat eine Anhebung der Umsatzgrenze von 700.000 auf 1 Million Euro angekündigt (BMF, April 2026). Ein Datum des Inkrafttretens nennt die Meldung nicht. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie sich darauf stützen.
Wie funktioniert das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Eine Einnahme liegt vor, sobald das Geld bar oder als Gutschrift auf dem Konto bei Ihnen ankommt. Eine Ausgabe liegt vor, wenn es Ihr Vermögen verlässt. Eine Rechnung, die Sie im Dezember schreiben und die im Jänner bezahlt wird, zählt also zum neuen Jahr.
Die wichtigste Ausnahme ist das Anlagevermögen: Abnutzbare Wirtschaftsgüter setzen Sie über die Nutzungsdauer als Absetzung für Abnutzung (AfA) ab, nicht im Jahr der Zahlung. Auch bei Grundstücken und bestimmten Edelmetallen im Umlaufvermögen gilt das Abflussprinzip nicht.
Was müssen Sie aufzeichnen?
- Alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
- Ein Anlageverzeichnis mit Anschaffungsdatum, Kosten, Lieferant, Nutzungsdauer, jährlicher AfA und Restbuchwert
- Ein Wareneingangsbuch bei gewerblichen Unternehmen, chronologisch mit Monats- und Jahressummen
- Ein Lohnkonto für jede beschäftigte Person
Eine Inventur des Warenbestands am Jahresende ist nicht nötig.
Brutto oder netto?
Beträge dürfen Sie brutto oder netto ansetzen. Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer kreuzen in der Beilage das Bruttosystem an.
Was geht ans Finanzamt?
Die Beilage E 1a gehört zur Einkommensteuererklärung E 1. Kleinunternehmen nehmen das vereinfachte Formular E 1a-K. Eine eigene E/A-Rechnung müssen Sie nicht mehr vorlegen.
Geht es auch ohne Belege?
Mit einer Pauschalierung werden Betriebsausgaben pauschal angesetzt. Für 2026 beträgt die Basispauschalierung 15 Prozent des Nettoumsatzes, höchstens 63.000 Euro, und 6 Prozent, höchstens 25.200 Euro, bei bestimmten Tätigkeiten. Der Vorjahresumsatz darf dafür 420.000 Euro nicht übersteigen.
Passt Octobooks dazu?
Octobooks ist ein doppeltes Hauptbuch und nennt für Österreich heute die GmbH mit EKR und Bilanz nach UGB. Eine eigene Auswertung für die E/A-Rechnung oder die Beilage E 1a gehört nicht zum Umfang, den wir heute nennen. Wer nur eine E/A-Rechnung führt, sollte das vor dem Start prüfen: Octobooks und FreeFinance im Vergleich. Für den Einstieg gibt es unsere kostenlose E/A-Vorlage in Excel.