E-Rechnung empfangen: was Unternehmen seit 2025 können müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inländischen Unternehmen annehmen können. Für den reinen Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Die Datei muss danach aber lesbar gemacht, geprüft und richtig aufbewahrt werden.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
Wen trifft die Empfangspflicht?
Die Pflicht trifft Unternehmen, die von einem anderen inländischen Unternehmen eine Leistung für ihr Unternehmen beziehen. Sie können die E-Rechnung dann nicht ablehnen, denn die sonst nötige Zustimmung des Empfängers entfällt. (§ 14 Abs. 1 UStG)
Eine Schonfrist für den Empfang gibt es nicht. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG gelten nur für das Ausstellen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen also annehmen können, obwohl sie selbst keine ausstellen müssen. Die Stufen für das Ausstellen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.
Reicht ein E-Mail-Postfach?
Für den Empfang ja. Das Bundesfinanzministerium schreibt, dass dafür bereits ein E-Mail-Postfach ausreicht. (BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung) Die IHK München ergänzt, dass Unternehmen die E-Rechnung auch lesbar machen, prüfen und ordnungsgemäß aufbewahren können müssen. (IHK München: Elektronische Rechnungen)
Woran erkennen Sie eine E-Rechnung?
Es kommt auf das Format an, nicht auf den Versandweg.
| Was ankommt | E-Rechnung? |
|---|---|
| XRechnung (XML-Datei) | Ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Profil EN 16931 oder höher | Ja |
| ZUGFeRD mit Profil MINIMUM oder BASIC-WL | Nein |
| Einfaches PDF per E-Mail | Nein |
| Papier | Nein |
Grundlage ist die Einordnung des BMF. Mehr zu den Formaten: XRechnung und ZUGFeRD.
In vier Schritten vom Eingang ins Archiv
- Eingang festlegen: Nennen Sie Ihren Lieferanten eine Adresse für Rechnungen und legen Sie fest, wer dort nachsieht.
- Lesbar machen: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei und ohne Viewer kaum lesbar. Sie brauchen also ein Programm, das sie anzeigt.
- Prüfen und buchen: Prüfen Sie die Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und übernehmen Sie die Daten ohne Abtippen in die Buchhaltung.
- Archivieren: Bewahren Sie die Originaldatei acht Jahre auf. (§ 14b Abs. 1 UStG)
Was tun bei einer Fehlermeldung?
Eine Fehlermeldung bei der technischen Prüfung macht eine Rechnung nicht automatisch ungültig. Die IHK Köln schreibt zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Eine negative technische Validierung bedeutet nicht zwangsläufig, dass der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist. Entscheidend ist, ob die gesetzlichen Angaben stimmen. Eingehende Rechnungen sollten Sie deshalb nicht allein wegen technischer Meldungen pauschal zurückweisen. (IHK Köln)
Was muss ins Archiv?
Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Bei einer Hybridrechnung wie ZUGFeRD muss der lesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben enthält, etwa Buchungsvermerke. So steht es in der Fassung der GoBD vom 14. Juli 2025. (BMF: GoBD, 2. Änderung)
Und Octobooks?
Octobooks liest und erstellt ZUGFeRD und XRechnung und prüft Rechnungen gegen die europäische Norm EN 16931. Ihre eigene KI, zum Beispiel Claude, arbeitet dabei direkt in den Büchern. Wie das zusammenspielt, steht im Ratgeber Buchhaltung mit KI.