Wie lange muss ich Buchhaltungsunterlagen aufbewahren, und wann muss ich sie nach der DSGVO löschen?
Kurze Antwort
In Deutschland bewahren Sie Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). In Österreich sind es 7 Jahre (§ 132 BAO). Solange diese Pflicht läuft, müssen Sie nichts löschen, auch wenn ein Kunde es verlangt. Danach schon.
Die Fristen im Gesetz
| Unterlage | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | 7 Jahre |
| Buchungsbelege: Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen | 8 Jahre | 7 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich wichtige Unterlagen | 6 Jahre | 7 Jahre (soll) |
| Beginn | Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, die letzte Eintragung gemacht oder der Abschluss aufgestellt wurde | Schluss des Kalenderjahres, für das gebucht wurde oder auf das sich der Beleg bezieht |
Gelesen am 5. November 2026 in § 147 Abs. 3 und 4 AO und § 132 Abs. 1 BAO. Länger gilt es in Deutschland, solange die Unterlagen für Steuern wichtig sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, in Österreich, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind. Für EÜR-Rechner gilt dasselbe: Ihre Aufzeichnungen und die EÜR selbst zählen zu den 10 Jahren.
Rechenbeispiel: ab wann darf weg?
Jonas, Freiberufler in Köln, macht die EÜR 2026 im Mai 2027.
| Unterlage | Frist beginnt | Aufbewahren bis | Frühestens weg ab |
|---|---|---|---|
| Rechnung an einen Kunden vom 15. März 2026 | 31. Dezember 2026 | 31. Dezember 2034 (8 Jahre) | 1. Januar 2035 |
| Kontoauszug Dezember 2026 | 31. Dezember 2026 | 31. Dezember 2034 | 1. Januar 2035 |
| EÜR 2026, aufgestellt im Mai 2027 | 31. Dezember 2027 | 31. Dezember 2037 (10 Jahre) | 1. Januar 2038 |
| Auftragsbestätigung per Mail an einen Kunden 2026 | 31. Dezember 2026 | 31. Dezember 2032 (6 Jahre) | 1. Januar 2033 |
Die gleiche Rechnung in Wien: Frist ab 31. Dezember 2026, sieben Jahre, aufbewahren bis 31. Dezember 2033. Die Rechnung von März 2026 überlebt also die EÜR nicht: die Belege dürfen früher weg als die Aufzeichnungen.
Ein Kunde verlangt die Löschung seiner Daten. Muss ich seine Rechnungen löschen?
Nein, nicht vor Ablauf der Frist. Das Recht auf Löschung gilt nicht, soweit Sie die Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung brauchen (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO), und die steuerliche Aufbewahrungspflicht ist eine solche. Was Sie löschen sollten: alles ohne Aufbewahrungsgrund, etwa den Newsletter-Eintrag oder interne Notizen zur Person. Antworten Sie binnen eines Monats und schreiben Sie, was Sie behalten, warum und bis wann.
Ist die Frist abgelaufen, entfällt der Grund. Alles für immer zu behalten, ist nach der DSGVO nicht die sichere Wahl, denn personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck nötig ist (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO). Für vertraglich oder satzungsmäßig vereinbarte Fristen sieht § 35 Abs. 3 BDSG statt der Löschung eine Einschränkung der Verarbeitung vor.
Ändert sich etwas, wenn eine KI die Bücher führt?
An den Fristen nicht. Prüfen Sie zwei Dinge: dass Ihre Buchhaltungssoftware alles in einem Format exportiert, das Sie in zehn Jahren noch lesen können, und dass ein Chatverlauf in einer KI-App nie Ihre einzige Kopie eines Belegs ist. Ein in den Chat kopierter Kontoauszug ist keine Aufbewahrung im Sinne der GoBD.
In Octobooks bleibt jede Buchung und jeder Beleg im Prüfpfad, gelöscht wird nichts: Eine Korrektur ist eine Stornobuchung plus eine neue Buchung. Ob eine KI überhaupt Kundendaten sehen darf, steht in Ist KI-Buchhaltung mit der DSGVO vereinbar? Für Österreich mit Rechenbeispiel, wann Belege 2019 gelöscht werden dürfen: DSGVO in der Buchhaltung in Österreich. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
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