Trainiert meine Buchhaltungssoftware KI mit meinen Daten? So prüfst du es in zehn Minuten
Kurze Antwort
Nur, wenn du es angewiesen hast oder die Daten wirklich anonym sind. Deine Buchhaltungssoftware ist in der Regel dein Auftragsverarbeiter, und der darf deine Daten nur auf deine dokumentierte Weisung verarbeiten (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). Bestimmt der Anbieter selbst, dass er seine KI mit deinen Daten trainiert, gilt er dafür als Verantwortlicher (Art. 28 Abs. 10) und braucht eine eigene Rechtsgrundlage. Anonyme Daten fallen nicht unter die DSGVO, pseudonymisierte schon (Erwägungsgrund 26). Die Antwort steht an vier Stellen: AVV, Datenschutzerklärung, Bedingungen der KI-Funktionen, ein Schalter in den Einstellungen.
Die Regel in einer Tabelle
| Was der Anbieter mit deinen Büchern macht | Nach der DSGVO | Was du prüfst |
|---|---|---|
| Speichert und verarbeitet sie nur, um den Dienst zu erbringen | Auftragsverarbeiter, Art. 28 | der AVV nennt als Zweck die Erbringung des Dienstes |
| Trainiert oder verbessert KI damit, weil deine Einstellung oder dein Vertrag es so vorsieht | Auftragsverarbeiter auf deine Weisung | die Weisung ist dokumentiert: ein Schalter, eine Klausel |
| Trainiert seine KI damit für das eigene Produkt, aus eigenem Entschluss | dafür Verantwortlicher, Art. 28 Abs. 10 | die Datenschutzerklärung nennt Zweck und Rechtsgrundlage; deine eigene Datenschutzerklärung sollte es erwähnen |
| Nutzt nur anonyme Summen (keine Person erkennbar) | außerhalb der DSGVO, Erwägungsgrund 26 | der Text sagt anonym, nicht nur "de-identifiziert" oder "pseudonymisiert" |
| Nutzt pseudonymisierte Daten (Namen durch Codes ersetzt) | weiter personenbezogen, Erwägungsgrund 26 | behandle es wie Training mit deinen Daten |
Der Wortlaut von Art. 28 und Erwägungsgrund 26 ist am 5. November 2026 auf legislation.gov.uk gelesen (der dort veröffentlichte Text entspricht in diesen Punkten der EU-Fassung); EUR-Lex hat unsere automatische Prüfung abgelehnt. Achte auf Formulierungen wie "Verbesserung unserer Dienste", "maschinelles Lernen" und "aggregiert": Entscheidend ist, ob eine Person noch erkennbar ist.
Die Zehn-Minuten-Prüfung
- AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag). Suche nach „Training“, „trainieren“, „Verbesserung“, „Modell“. Ein sauberer AVV sagt: Verarbeitung nur zur Erbringung des Dienstes, KI-Unterauftragsverarbeiter ohne Training. (Was ein AVV sonst enthalten muss.)
- Datenschutzerklärung des Anbieters. Dieselben Wörter. Steht dort, dass Kundeninhalte zum Entwickeln oder Trainieren von Modellen genutzt werden, frage nach der Rechtsgrundlage und nach einem Widerspruch.
- Bedingungen der KI-Funktionen (Assistent, automatische Kontierung, Belegerkennung). Die haben manchmal eigene Bedingungen.
- Einstellungen. Suche einen Schalter zu Datenfreigabe, Produktverbesserung oder Benchmarks. Notiere die Voreinstellung und stelle ihn so, wie du willst.
Halte das Ergebnis mit Datum in einer Zeile fest. Ändert der Anbieter seine Unterauftragsverarbeiter, muss er dich nach dem AVV vorher informieren (Art. 28 Abs. 2).
Beispiel: Wir haben unsere eigenen Bedingungen geprüft
Octobooks, gelesen auf octobooks.ai am 5. November 2026:
| Stelle | Was dort steht | Ergebnis |
|---|---|---|
| AVV, Abschnitt 3.1 | Verarbeitung nur auf deine dokumentierten Weisungen | Auftragsverarbeiter |
| AVV, Anlage 1, letzter Punkt | ein KI-Anbieter nur unter Bedingungen, die Training mit deinen Daten verbieten | kein Training durch Unterauftragsverarbeiter |
| Unterauftragsverarbeiter | kein eigener KI-Anbieter; die KI, die du verbindest, ist deine | von uns geht nichts an einen KI-Anbieter |
| Hilfe: Datenschutz und deine KI | wir nutzen deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen und verkaufen sie nicht | kein Training |
| AVV, Abschnitt 3.2, Datenschutzhinweis und Einstellungen | ein Schalter „Anonyme Anbieter-Kategorien teilen“: nur Anbieter, Standardkategorie und eine Anzahl verlassen deine Bücher, keine Beträge, Kunden, Personen oder Freitexte; ein Anbieter zählt erst ab drei getrennten Konten | eine Weisung, die du abschalten kannst; sie verbessert Buchungsvorschläge und trainiert kein KI-Modell |
Dauer: acht Minuten, vier Seiten. So sieht ein Bestehen aus: Jede Stelle gibt eine Antwort, und die einzige Ausnahme ist ein benannter Schalter.
Deine eigene KI ist eine eigene Frage
Liest Claude oder ChatGPT deine Bücher über einen Connector, decken die Bedingungen deiner Buchhaltungssoftware das nicht ab. Was die KI liest, geht an deinen KI-Anbieter unter deinem Tarif. Bei Claude trainieren die Verbrauchertarife (Free, Pro, Max) nur, wenn du es unter Model Improvement erlaubst, und speichern bis zu 5 Jahre mit Training, 30 Tage ohne; in den Commercial Terms der Business-Tarife steht, dass Anthropic "may not train models on Customer Content" (Commercial Terms, gesehen am 5. November 2026). Mehr dazu: Ist KI-Buchhaltung mit der DSGVO vereinbar?
In Octobooks bestimmst du zudem, wie viel deine KI sieht: Standard, Careful (Personen als Pseudonyme, Kontakt- und Bankdaten weggelassen) oder Private (keine personenbezogenen Daten an die KI). So stellst du es ein: Datenschutz und deine KI. In Österreich gilt dieselbe DSGVO, dazu das DSG: DSGVO in der Buchhaltung in Österreich, mit Löschplan nach § 132 BAO. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
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