XRechnung: was das Format ist und wann Sie es brauchen
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist eine reine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Zwischen Unternehmen ist sie eine von mehreren zulässigen E-Rechnungen, aber nicht die einzige.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
Was ist die XRechnung genau?
Die XRechnung setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um und legt die Rechnungsdaten als XML-Datensatz fest. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats. (XStandards Einkauf: XRechnung)
Die europäische Norm EN 16931 legt das Datenmodell fest, die XRechnung konkretisiert es mit eigenen Regeln. Es gibt zwei Schreibweisen, die ein Empfänger im öffentlichen Bereich verarbeiten können muss: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. (xeinkauf.de)
Welche Version gilt?
Stand 4. November 2026 gilt Version 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024 und mindestens gültig bis 31. Juli 2027. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet. (xeinkauf.de)
Wann brauchen Sie sie?
| Empfänger | Was gilt |
|---|---|
| Bund und Länder | XRechnung ist hier das übliche Format. Die Adressierung läuft über die Leitweg-ID. Für den Bund gilt die E-Rechnungs-Verordnung. |
| Inländische Unternehmen | XRechnung ist zulässig, aber nicht vorgeschrieben. ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erfüllt die Vorgaben ebenso. (BMF) |
| Privatkunden | Die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht. (§ 14 Abs. 2 UStG) |
Ab wann Sie zwischen Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen müssen, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Die XRechnung enthält nur Daten, ein Mensch braucht zum Lesen also einen Viewer. ZUGFeRD legt die XML-Daten in ein PDF, sodass jeder die Rechnung auch ohne Spezialprogramm öffnen kann. Im Alltag zwischen Unternehmen ist das oft der bequemere Weg. Bei Rechnungen an Behörden sollten Sie vorab prüfen, was die Stelle annimmt.
Eine XRechnung öffnen und prüfen
- Öffnen Sie die Datei mit einem Viewer. Ein gewöhnlicher PDF-Leser reicht nicht.
- Prüfen Sie die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, zum Beispiel Name, Anschrift, Steuernummer und Steuerbetrag.
- Bewahren Sie die XML-Datei selbst auf. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Was Sie beim Eingang sonst noch regeln sollten, steht im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
Und Octobooks?
Octobooks erstellt und liest XRechnung und ZUGFeRD und prüft Rechnungen gegen die Norm EN 16931.