ZUGFeRD: das Hybridformat für die E-Rechnung einfach erklärt
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Ein PDF/A-3 zeigt die Rechnung für Menschen, eine eingebettete XML-Datei liefert dieselben Daten für Programme. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Vorgaben für eine E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Das ist eine allgemeine Information. Es ist keine Beratung zu Ihrem eigenen Fall.
Wie ist eine ZUGFeRD-Rechnung aufgebaut?
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) beschreibt ZUGFeRD als hybrides Datenformat. Es beruht auf der Norm EN 16931 und der Cross Industry Invoice von UN/CEFACT. PDF und XML müssen inhaltlich gleich sein. (FeRD: ZUGFeRD)
Aktuell ist Version 2.5.2, das Informationspaket stammt vom 4. August 2026. (FeRD)
Welche Profile zählen als E-Rechnung?
| Profil | E-Rechnung nach BMF? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein |
| BASIC-WL | Nein |
| Andere Profile ab Version 2.0.1, etwa EN 16931 | Ja |
Das Bundesfinanzministerium nennt XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL als Formate, die die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen erfüllen. (BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung)
Prüfen Sie also nicht nur, ob ein Programm ZUGFeRD ausgibt, sondern auch welches Profil.
Woran erkenne ich, ob ein PDF ZUGFeRD ist?
Von außen sieht man es einem PDF nicht an. Ein Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm kann zeigen, ob eine XML-Datei eingebettet ist. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. (IHK Köln)
ZUGFeRD oder XRechnung?
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Für Menschen lesbar ohne Viewer | Ja, als PDF | Nein |
| Datenteil | XML (CII) im PDF | XML (UBL oder CII) |
| Typischer Einsatz | zwischen Unternehmen | Bund und Länder |
| Grundlage | EN 16931 | EN 16931 |
Mehr dazu im Ratgeber XRechnung.
Was muss ich aufbewahren?
Bewahren Sie die Datei als Ganzes acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Der strukturierte Teil ist maßgeblich. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 muss der PDF-Teil nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben enthält. (BMF: GoBD, 2. Änderung)
Wann Sie ZUGFeRD oder ein anderes E-Rechnungsformat brauchen, steht im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027. Wie der Eingang läuft, steht unter E-Rechnung empfangen.
Und Octobooks?
Octobooks erstellt und liest ZUGFeRD und XRechnung und prüft Rechnungen gegen die Norm EN 16931.