Kann KI E-Rechnungen lesen und buchen?
Kurze Antwort
Ja. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine KI ohne Texterkennung lesen kann, wenn das Programm die Datei für sie auspackt. Vor der Buchung bleibt die übliche Prüfung der Rechnungsangaben nötig. Die Originaldatei gehört unverändert ins Archiv.
Warum sind E-Rechnungen für KI einfacher?
Bei einem Foto oder PDF muss eine KI die Angaben erst erkennen. Bei XRechnung und ZUGFeRD stehen Betrag, Steuersatz und Lieferant als Felder in einer XML-Datei. So gibt es weniger Lesefehler. Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland solche Rechnungen empfangen können.
Was prüft die KI vor der Buchung?
- die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- ob Lieferung, Bestellung und Betrag zueinander passen
- ob dieselbe Rechnung schon gebucht wurde
- welches Konto und welcher Steuerschlüssel passen
Eine Fehlermeldung bei der technischen Prüfung schließt den Vorsteuerabzug nicht automatisch aus (IHK Köln). Solche Fälle gehören also zu einem Menschen, nicht in den Papierkorb.
Was gehört ins Archiv?
Die strukturierte Datei, acht Jahre lang (§ 14b UStG). Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Den PDF-Teil einer Hybridrechnung brauchen Sie laut den GoBD nur dann zusätzlich, wenn er steuerlich relevante Zusatzangaben enthält.
Kann Octobooks das?
Ja. Octobooks liest und erstellt ZUGFeRD und XRechnung und prüft Rechnungen gegen die Norm EN 16931. Ihre eigene KI kann dann in den Büchern damit arbeiten, und Sie stellen die Schalter, was sie allein freigeben darf.
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